Política de Denúncies

1. INTRODUCCIÓ
Germark, S.A., amb l’objectiu de promoure una veritable cultura de l’entitat d’acord amb els seus valors i principis, ha implantat un sistema de compliment normatiu en la seva organització i funcionament.
Per dur a terme aquest compromís, s’ha elaborat aquest Protocol que recull les normes de funcionament per tramitar i resoldre les denúncies que es rebin a través del canal de compliment normatiu.

2. FINALITAT
La finalitat d’aquest protocol és la regulació d’un mecanisme essencial per garantir el compliment de les normes, que permet a l’entitat prevenir possibles incompliments i corregir aquells que siguin detectats.
Es tracta d’un canal a través del qual Germark, S.A. rep i gestiona informacions o denúncies sobre possibles conductes irregulars que suposin un incompliment de les normes, tant externes com internes, recollides als seus protocols i Codis de Conducta.

3. ÀMBIT D’APLICACIÓ
Aquest protocol serà aplicable a totes aquelles persones que formen part de l’entitat, ja siguin directius o treballadors, així com a qualsevol altra persona, vinculada o no a l’entitat, que pugui tenir coneixement de qualsevol incompliment de les normes jurídiques o de les normes internes de l’entitat contingudes en el Codi ètic.
La Direcció de Germark, S.A. i el Coordinador nomenat per aquesta, Ignasi Puig, han de garantir la posada a disposició del present Protocol a tots els treballadors i altres persones físiques o jurídiques que tinguin algun tipus de vinculació amb Germark, S.A.

4. GARANTIES
Per al correcte funcionament, el canal de denúncies compleix una sèrie de garanties essencials, tant per al denunciant com per al denunciat i altres persones que puguin veure’s implicades.

Garanties del denunciant: són imprescindibles per a l’eficàcia del canal, ja que la seva inexistència desincentivaria el seu ús davant el coneixement d’una conducta improcedent dins de l’organització que suposi un incompliment normatiu. Aquestes garanties són:

• Confidencialitat: el canal de denúncies implantat permet i garanteix la confidencialitat del denunciant i de les comunicacions.
• Indemnitat davant represàlies: la denúncia realitzada no pot donar lloc a represàlies contra el denunciant. Per tant, l’entitat no podrà imposar cap sanció a l’empleat denunciant que estigui motivada o tingui relació amb la denúncia.
• Dret a ser informat del resultat i seguiment de la denúncia.

Garanties del denunciat: el canal garanteix també els drets del denunciat i altres persones que puguin veure’s afectades. Aquestes garanties són:

• El denunciat té dret a conèixer l’existència d’una denúncia en contra seva.
• Té dret a ser escoltat dins de l’expedient i a formular les al·legacions que consideri oportunes.
• Els fets denunciats han de ser certs, i estan totalment prohibides les denúncies falses. Si la denúncia és falsa, Germark, S.A. podrà aplicar una sanció al denunciant d’acord amb el que preveuen el seu Codi de Conducta o els Manuals interns.

Garanties d’altres afectats o implicats: poden existir tercers implicats en els fets, com a persones afectades, testimonis, etc., els drets dels quals també han de ser protegits. Així:

• Es garanteix la protecció de la intimitat i la dignitat de les altres persones que puguin resultar implicades.
• El denunciant ha de vetllar perquè la informació inclosa en la denúncia sobre l’incompliment produït sigui correcta, ja que podria afectar altres persones diferents del denunciat.

5. PROCEDIMENT
5.1. Presentació de la denúncia
Les denúncies es podran efectuar mitjançant els canals de l’entitat:
https://web.germark.com/gknews/2023/12/canal_de_denuncies/ (intranet).
Els fets denunciats han de ser certs, i per això el denunciant ha de garantir que la informació facilitada és correcta.

5.2. Recepció de la denúncia
Un cop rebuda la denúncia, es procedirà al seu registre i, en un termini de set dies hàbils, es remetrà un justificant de recepció al denunciant.
A continuació, s’analitzarà la denúncia, que podrà concloure amb l’arxiu o amb l’obertura d’un expedient si es detecten indicis de criminalitat, incompliment de la normativa no penal o de la normativa interna de l’entitat.

Arxiu de la denúncia:
Si la denúncia és infundada, es procedirà al seu arxiu, informant-ne el denunciant. Les dades personals que puguin aparèixer seran eliminades del canal.

Obertura i tramitació de l’expedient:
Si hi ha indicis fonamentats, el responsable del canal informarà de l’obertura de l’expedient a la Direcció de Germark, S.A.
També haurà de traslladar la denúncia al denunciat en un termini no superior a deu dies hàbils perquè pugui formular les seves al·legacions en els tres dies hàbils següents.
Durant el procediment, es podran adoptar mesures cautelars per al cessament immediat de l’incompliment.
Amb les degudes garanties de transparència i confidencialitat, s’iniciarà un procés d’investigació amb una durada de tres mesos des de la recepció de la denúncia, prorrogable per tres mesos més si cal.
Durant aquest període es practicaran les proves necessàries per a una investigació eficaç (entrevistes, sol·licitud de documents, informació de tercers o fonts externes, etc.).
El responsable tindrà les facultats per adreçar-se a qualsevol departament o persona de Germark, S.A. per obtenir la informació necessària.
El procés es durà a terme amb el màxim rigor, respectant la presumpció d’innocència i els drets dels denunciats.

Conclosa la investigació, s’emetrà un informe de conclusions amb recomanacions:

• Arxiu de la denúncia si no s’acredita l’incompliment.
• Mesures correctores o sancionadores si es confirma l’incompliment normatiu. Aquestes poden incloure sancions segons el Codi Ètic, trasllat dels fets a jutjat o fiscalia si són constitutius de delicte, i mesures preventives per evitar futurs incompliments, tot d’acord amb el Conveni Col·lectiu d’Arts Gràfiques, Manipulats de Paper, Manipulats de Cartró, Editorials i Indústries Auxiliars.

5.3. Conclusió de l’expedient
Correspon finalment a la Direcció de Germark, S.A. adoptar les mesures que posin fi al procediment: l’arxiu de la denúncia o la imposició de mesures correctores o sancionadores.
El denunciant serà informat del resultat en un termini de tres mesos, o de sis mesos si s’ha acordat una pròrroga en funció de la investigació.

6. TRACTAMENT DE LES DADES AL CANAL DE DENÚNCIES
D’acord amb l’art. 24.4 de la Llei 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals, les dades de qui formuli la comunicació, així com les dels empleats i tercers implicats, només es conservaran en el sistema de denúncies durant el temps imprescindible per decidir si s’inicia una investigació.
En tot cas, i segons l’art. 22.4, passats tres mesos des de la introducció de les dades, aquestes s’han de suprimir del canal, llevat que calgui conservar-les per acreditar el funcionament del model de prevenció penal.
Les denúncies no tramitades només podran constar de manera anonimitzada, i no s’aplicarà l’obligació de bloqueig prevista a l’article 32 de la llei.
Passats tres mesos, o sis si la investigació s’ha prorrogat, les dades podran continuar sent tractades per l’òrgan competent, però ja no es conservaran al sistema d’informació de denúncies internes.

Cornellà, 1 de desembre de 2024.