Política de denuncias

1. INTRODUCCIÓN
Germark, S.A., con el objetivo de promover una verdadera cultura de la entidad de acuerdo con sus valores y principios, ha implantado un sistema de cumplimiento normativo en su organización y funcionamiento.
Para llevar a cabo este compromiso, se ha elaborado este Protocolo que recoge las reglas de funcionamiento para tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del canal de cumplimiento normativo.

2. FINALIDAD
La finalidad de este protocolo es la regulación de un mecanismo esencial para garantizar el cumplimiento de las normas, que permite a la entidad prevenir posibles incumplimientos y corregir aquellos que sean detectados.
Se trata de un canal a través del cual Germark, S.A. recibe y gestiona informaciones o denuncias sobre posibles conductas irregulares que supongan un incumplimiento de las normas, tanto externas como internas, recogidas en sus protocolos y Códigos de Conducta.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este protocolo será aplicable a todas aquellas personas que forman parte de la entidad, ya sean directivos o trabajadores, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la entidad, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de las normas internas de la entidad contenidas en el Código ético.
La Dirección de Germark, S.A. y el Coordinador nombrado por esta, Ignasi Puig, deben garantizar la puesta a disposición del presente Protocolo a todos los trabajadores y otras personas físicas o jurídicas que tengan algún tipo de vinculación con Germark, S.A.

4. GARANTÍAS
Para el funcionamiento correcto, el canal de denuncias cumple una serie de garantías esenciales, tanto para el denunciante como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas.
Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría su utilización ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:

• Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
• Indemnidad frente a represalias: la denuncia realizada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o tenga relación con la denuncia.
• Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.

Garantías del denunciado: el canal garantiza también los derechos del denunciado y otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:

• El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
• El denunciado tiene derecho a ser escuchado en el expediente y a formular las alegaciones que considere oportunas.
• Los hechos denunciados deben ser ciertos, y están totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia es falsa, Germark, S.A. podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo con lo que prevé su Código de Conducta o Manuales Internos.

Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos, etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así:

• Se garantiza la protección de la intimidad y la dignidad de las otras personas que puedan resultar implicadas.
• El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia respecto al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.

5. PROCEDIMIENTO
5.1. Presentación de la denuncia
Las denuncias podrán efectuarse mediante los canales de la entidad:

https://web.germark.com/gknews/2023/12/canal_de_denuncias/ (intranet).

Los hechos denunciados deben ser ciertos, por lo que el denunciante debe asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.

5.2. Recepción de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días hábiles se remitirá un justificante de recepción de la denuncia al denunciante.
A continuación, se procederá a su análisis y podrá resultar el archivo o la apertura de un expediente si de la denuncia se desprende algún indicio de criminalidad, de incumplimiento de la normativa no penal o de la normativa interna de la entidad.
Archivo de la denuncia:
Si la denuncia es infundada, se procederá al archivo de la misma informando al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del canal.
Apertura y tramitación del expediente:
Si de la denuncia se desprenden indicios sobre el fundamento, el encargado de llevar el canal de denuncias informará de la apertura del expediente a la Dirección de Germark, S.A.
Asimismo, deberá trasladar la denuncia al denunciado en un plazo no superior a diez días hábiles para que este formule, si procede, las alegaciones oportunas en los tres días hábiles siguientes.
Durante la tramitación del procedimiento, el encargado de llevar el canal de denuncias adoptará las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviera produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de tres meses desde la recepción de la denuncia, plazo que podrá prorrogarse por tres meses más en caso de que la investigación requiera diligencias de esclarecimiento más complejas o que requieran mayores actuaciones.
Durante este período, se practicarán las pruebas necesarias para una investigación eficaz de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.).
El encargado de llevar el canal de denuncias tendrá las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de Germark, S.A. para obtener la información o documentación necesaria.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación, se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado con las siguientes recomendaciones:

• El archivo de la denuncia si se comprueba que no se ha producido el incumplimiento normativo.
• Las medidas correctivas o sancionadoras que sean procedentes si resulta acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, según el resultado que haya dado la investigación y el expediente tramitado, podrán consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de la entidad (Código Ético, Código de Conducta, etc.), el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como, si fuera necesario, la adopción de las medidas preventivas que se consideren oportunas para evitar que incumplimientos similares vuelvan a producirse; y de acuerdo con el Convenio Colectivo de Artes Gráficas, Manipulados de Papel, Manipulados de Cartón, Editoriales e Industrias Auxiliares.

5.3. Conclusión del expediente
Corresponde en último término a la Dirección de Germark, S.A. la adopción de las medidas que pongan fin al procedimiento. Estas podrán consistir en el archivo de la denuncia o en la imposición de medidas correctivas o sancionadoras.
El denunciante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses o en un plazo de seis meses, en caso de que se haya acordado la prórroga por razón de las investigaciones a realizar, de acuerdo con lo señalado anteriormente respecto.

6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS EN EL CANAL DE DENUNCIAS
De acuerdo con lo dispuesto en el art. 24.4 de la Ley 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales, los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, y conforme al art. 22.4 de la Ley de Protección de Datos, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del canal de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solo podrán constar de forma anonimizada, sin que sea aplicable la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.
Transcurridos tres meses o seis en caso de que la investigación se haya prorrogado de acuerdo con lo señalado anteriormente, los datos podrán continuar siendo tratados por el órgano que corresponda a la investigación de los hechos denunciados, y no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas.

Cornellà, 1 de diciembre de 2024.